Das Wichtigste in Kürze
- Technik gehört an den Anfang der Planung – nicht erst, wenn Programm und Location feststehen.
- Am häufigsten unterschätzt: Mikrofone und Sprachverständlichkeit.
- Mit der Location klären Sie Strom, Aufbauzeiten, Leinwandpositionen und Akustik – schriftlich.
- Vor Ort braucht es eine Person, die technische Entscheidungen trifft.
Bei einem Präsenz-Kongress merkt niemand gute Technik – aber jeder schlechte. Ein Mikrofon, das pfeift, eine Folie, die nicht kommt, ein Saal, in dem die letzte Reihe nichts versteht. Die gute Nachricht: Fast alles davon lässt sich vorher planen.
Was zur Tagungstechnik gehört
| Bereich | Was dazugehört | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Ton | Rednerpult-Mikrofon, Headsets, Handmikrofone für Fragen, Beschallung, Mischpult | Jeder Redner braucht ein eigenes Mikrofon – Raumton allein reicht nie |
| Bild | Beamer oder LED-Wand, Bildschirme für Podium und Referenten, Folienrechner | Lesbar aus der letzten Reihe, Referentenmonitor mit nächster Folie |
| Licht | Bühnen- und Podiumslicht | Gesichter hell, Leinwand nicht überstrahlt |
| Rednerpult | Pult mit Display, Uhr, Folienwechsel | Referenten sehen Zeit und nächste Folie |
| Schilder | Digitale Namens- und Raumschilder | Aus dem Programm erzeugt, Änderungen in Minuten |
| Dolmetschen | klassisch mit Kabinen oder digital übers Smartphone | Digitale Lösungen sparen Platz und Aufbau – früh klären |
Was Sie mit der Location klären
- Strom: Anschlüsse, Absicherung, Wege für Kabel
- Zeiten: Wann darf aufgebaut werden, wann muss alles raus?
- Positionen: Leinwand, Bühne, Regieplatz
- Akustik: Hallige Säle brauchen mehr Planung bei der Beschallung
- Hausleitung: Internet nur nötig, wenn gestreamt wird – dann eigene Kabelleitung plus Ersatz
- Haustechnik: Was ist vorhanden, was kommt mit, wer ist vor Ort zuständig?
Versammlungsstättenverordnung in einem Satz
Ab etwa 200 Besuchern gelten in den meisten Bundesländern besondere Regeln: Auf- und Abbau sowie Proben auf größeren Bühnen leitet ein Verantwortlicher für Veranstaltungstechnik oder eine erfahrene Fachkraft. Maßgeblich ist das Landesrecht – wir klären das mit der Location.
Die fünf häufigsten Fehler
- Technik zu spät geplantProgramm und Location stehen, erst dann wird Technik angefragt – und der Saal passt nicht zur Leinwand.
- Mikrofone unterschätztEin Funkmikrofon für fünf Podiumsgäste und Fragen aus dem Saal – das geht nicht gut.
- Präsentationen zu spätFolien kommen am Morgen per USB-Stick. Besser: Abgabe zwei Tage vorher, Test am Folienrechner.
- Referenten nicht abgestimmtWer spricht wann, mit Pult oder Headset, mit Video oder ohne?
- Keine Entscheidung vor OrtWenn etwas umgeplant werden muss, braucht es eine Person, die entscheidet – auf Ihrer und auf unserer Seite.
Präsenz heute, Stream morgen
Viele Präsenz-Kongresse werden später hybrid. Wenn Sie das schon ahnen: Planen Sie Mikrofone, Licht und Regieplatz so, dass Kameras und Stream später einfach dazukommen können. Mit NextKon geht das aus einer Hand – Saaltechnik, Kameras, Regie und Stream vom selben Team.
- Abstimmung mit der Location und technische Detailplanung
- Ablaufpläne für Auf- und Abbau
- Ton, Licht, Projektion oder LED – hochwertige eigene Technik
- erfahrenes Technikteam vor Ort
- Namensschilder und Bauchbinden
- persönlicher Ansprechpartner und Support am Tag
Richtwerte bei NextKon
Netto je Veranstaltung, ganz grobe Richtwerte – jedes Angebot machen wir individuell. Viele Veranstaltungen passen gut in diese Rahmen.
Durchgeführt von TS Eventtechnik – mehr als 500 Kongresse. Reihen: −10 % ab 6, −20 % ab 12 Terminen im Jahr. Kirchen, gemeinnützige Vereine und Kommunen: −30 % auf Anfrage.
Häufige Fragen
Bringt die Location nicht schon Technik mit?
Oft einen Beamer und ein Mikrofon. Für einen Kongress mit Podium, Fragen und mehreren Rednern reicht das selten. Wir prüfen gern, was vorhanden ist, und ergänzen nur, was fehlt.
Wie viele Techniker brauchen wir?
Für einen Saal mit Ton, Bild und Licht meist zwei. Mit Stream, mehreren Sälen oder Dolmetschen mehr.
Wie lange dauert der Aufbau?
Für einen Saal meist einige Stunden, bei größeren Bühnen ein Aufbautag. Das legen wir mit der Location im Ablaufplan fest.
Ist die Anreise im Preis?
In der Regel ja – wir kalkulieren sie mit ein. Übernachtungen organisiert meist der Veranstalter, der ohnehin mit dem Hotel spricht.
Sie planen eine Veranstaltung?
Datum, Ort, ungefähre Teilnehmerzahl – mehr brauchen wir für ein erstes Angebot nicht. Wir melden uns persönlich.
Veranstaltung anfragen
Quellen
- Tagungstechnik planen – typische Fehler
- Muster-Versammlungsstättenverordnung § 1
- VStättVO § 40 – Verantwortliche für Veranstaltungstechnik
- Tagessätze Veranstaltungstechnik 2026
Marktpreise: veröffentlichte Preislisten von rund 15 Anbietern in Deutschland und Österreich, Stand Oktober 2026. Alle Preise netto. Keine Rechtsberatung.