Das Wichtigste in Kürze
- Der wichtigste Termin ist nicht der Veranstaltungstag, sondern das Testmeeting mit jedem Referenten ein bis zwei Wochen vorher.
- Gute Online-Tagungen haben zwei Moderationen: eine für das Programm, eine für Chat und Fragen.
- Mit Regie, Bauchbinden und Folienwechsel sieht eine Tagung aus wie eine Sendung – nicht wie ein Meeting.
- Der größte Mehrwert entsteht danach: jeder Vortrag einzeln in der Mediathek.
Eine Online-Fachtagung ist schnell geplant und schwer gut gemacht. Die Technik ist heute kein Hindernis mehr – entscheidend ist, wie gut Referenten vorbereitet sind, wie die Sendung geführt wird und was danach mit den Vorträgen passiert.
Rundum sorglos: Was bei uns alles dabei ist
Online-Fachtagungen sind eines unserer am meisten gebuchten Formate. Das liegt am Paket: Was andere einzeln berechnen oder gar nicht anbieten, ist bei uns enthalten – und fast alles davon haben wir selbst entwickelt.
- Referenten: Einladung und Abstimmung, Testmeeting mit jedem Referenten, bei Bedarf ein Hardware-Set (Webcam, Laptop) per Post
- Livestream von 1 bis 8 Stunden mit Regie – so lang, wie Ihr Programm es braucht
- Design: Stream-Hintergründe, Bauchbinden, Ihre Logos und die Ihrer Sponsoren
- Webseite und Anmeldung: eigene Veranstaltungsseite, Login für Ihre Teilnehmer, Auswertung der Teilnehmerdaten
- Interaktion: komplettes Chat-Modul mit Fragen und Abstimmung; auf Wunsch binden wir auch Werkzeuge wie Slido ein
- Danach: Schnitt und Lieferung der Einzelvorträge oder der Veranstaltung als Ganzes
- Generalprobe auf Wunsch ohne Aufpreis
- Persönliche Referentenbetreuung vor Ort (zum Beispiel im Büro eines Referenten) gegen Aufpreis
Selbst entwickelt, selbst betrieben
Anmeldeseite, Teilnehmer-Login, Stream-Seite, Chat und Abstimmungen sind unsere eigene Software und laufen auf unseren Servern in Frankfurt – ohne Cookies und ohne Konto bei einem Drittanbieter. Das Videosignal liefern wir über die EU-Server eines professionellen Streaming-Netzes aus. Wer es noch strenger braucht, bekommt auf Wunsch einen Video-Hoster mit Sitz und Servern in Deutschland – gegen einen kleinen Aufpreis, je nach Branche sprechen wir das gemeinsam ab. Für Sie heißt das: ein Ansprechpartner, keine Lizenzkosten je Teilnehmer und kurze Wege, wenn sich am Tag etwas ändert.
Der Ablauf in sechs Schritten
- Programm und Format festlegenWie viele Vorträge, wie lang, mit Diskussion? Live, teilweise aufgezeichnet oder mit Studio-Moderation vor Ort?
- Anmeldeseite und ZugangIhre Teilnehmer melden sich an und bekommen ihre Zugangsdaten per Mail – ohne Konto bei einem Drittanbieter.
- Testmeeting mit jedem ReferentenKamera, Mikrofon, Licht, Leitung, Folien und eingebettete Videos – einzeln, in Ruhe, mit Tipps.
- GeneralprobeAblauf, Sprecherwechsel, Einspieler und Fragerunde einmal komplett durchspielen.
- Sendung mit RegieDie Regie schaltet Referenten, Folien und Bauchbinden, die Chat-Moderation sammelt Fragen für die Diskussion.
- NachbereitungBereinigte Teilnehmerliste, Aufzeichnung, auf Wunsch jeder Vortrag einzeln geschnitten in der Mediathek.
Das Testmeeting: Was wir mit jedem Referenten prüfen
- Leitung: Netzwerkkabel statt WLAN, wenn irgend möglich
- Ton: Headset oder externes Mikrofon statt Laptop-Mikrofon – schlechter Ton wird nicht verziehen
- Bild: Kamera auf Augenhöhe, Licht von vorn, ruhiger Hintergrund
- Strom: Netzteil statt Akku
- Folien: Bildschirmfreigabe, Folienwechsel, eingebettete Videos einzeln testen
- Ablauf: Wann ist der Referent dran, wer kündigt ihn an, wie laufen Fragen?
Wenn ein Referent herausfliegt
Das passiert – meistens wegen des heimischen WLANs. Bei uns sieht das Publikum dann die Programmfolie mit Sponsoren und Musik, während wir in Ruhe klären, wie es weitergeht: Referent anrufen, neu verbinden oder den nächsten Vortrag vorziehen. Dann geht es live weiter. Unsere eigene Leitung ist dabei nie das Problem: Wir senden immer über mindestens drei redundante Verbindungen – in mehr als 500 Veranstaltungen ohne einen Ausfall des Livestreams von unserer Seite.
Regie statt Videokonferenz
In einer Videokonferenz sieht jeder, was er will. In einer Sendung entscheidet die Regie: Referent groß, Folie daneben, Bauchbinde mit Namen und Funktion, Moderator für die Überleitung. Das wirkt ruhig, professionell und hält das Publikum länger.
- Bauchbinden mit Namen, Funktion und Ihrem Logo
- Folien und Referent gemeinsam im Bild
- Einspieler, Pausenbild und Countdown
- Moderatorenansicht mit Zeitanzeige
- Fragerunde mit Fragen aus dem Chat
Interaktion: Chat und Fragen
Publikum, das mitreden kann, bleibt. Am besten funktioniert ein Chat, in dem Teilnehmer nur ihren Namen eingeben – ohne App, ohne Konto. Fragen werden gesammelt, die Teilnehmer stimmen ab, die Moderation stellt die wichtigsten in der Diskussion. Achten Sie darauf, wo der Chat-Anbieter seine Server hat und ob er Cookies setzt – sonst brauchen Sie einen Cookie-Banner.
Aufzeichnung, Schnitt und Mediathek
Eine Online-Tagung ist nach der Sendung nicht vorbei. Wer nicht live dabei war, schaut später – wenn er die Vorträge findet. Deshalb schneiden wir auf Wunsch jeden Vortrag einzeln und stellen ihn in eine Mediathek, die Sie auf Ihrer Seite einbinden können.
- Einzelvorträge statt eines Acht-Stunden-Videos
- Kapitel für Fragerunden und Diskussionen
- Untertitel: automatische Untertitel sind inzwischen gut, Fachbegriffe sollte ein Mensch prüfen
- Rechte: Referenten müssen der Aufzeichnung und Veröffentlichung zustimmen – am besten schriftlich bei der Zusage
Richtwerte bei NextKon
Netto je Veranstaltung, ganz grobe Richtwerte – jedes Angebot machen wir individuell. Viele Veranstaltungen passen gut in diese Rahmen.
Durchgeführt von TS Eventtechnik – mehr als 500 Kongresse. Reihen: −10 % ab 6, −20 % ab 12 Terminen im Jahr. Kirchen, gemeinnützige Vereine und Kommunen: −30 % auf Anfrage.
Häufige Fragen
Brauchen wir ein Studio?
Nein. Referenten können von überall zugeschaltet werden. Wenn Moderation oder Podium vor der Kamera stehen sollen, bauen wir ein mobiles Studio bei Ihnen auf – im Besprechungsraum, im Firmengebäude oder im Tagungshotel.
Wie viele Teilnehmer sind möglich?
Mehrere tausend gleichzeitig sind technisch kein Problem. Wichtiger als die Zahl ist, dass die Anmeldung einfach ist.
Was ist mit Datenschutz?
Teilnehmer melden sich ohne Konto bei einem Drittanbieter an, Chat und Mediathek setzen keine Cookies, unsere Server stehen in Frankfurt, das Videosignal läuft über EU-Server. Auf Wunsch nutzen wir einen Video-Hoster mit Servern in Deutschland – etwas teurer, für besonders strenge Anforderungen.
Was kostet eine Online-Fachtagung?
In der Regel zwischen 3.000 und 5.000 € netto – je nach Länge, Zahl der Referenten und Nachbearbeitung. Das genaue Angebot bekommen Sie nach einem kurzen Gespräch.
Können wir das als Reihe machen?
Ja – und dann wird es günstiger: ab 6 Terminen im Jahr 10 %, ab 12 Terminen (also monatlich) 20 % Rabatt.
Sie planen eine Veranstaltung?
Datum, Ort, ungefähre Teilnehmerzahl – mehr brauchen wir für ein erstes Angebot nicht. Wir melden uns persönlich.
Veranstaltung anfragen
Quellen
- Referentenbriefing für virtuelle Events
- Urheberrecht an Präsentationsunterlagen (Dr. Schwenke)
- Meeting- & EventBarometer 2024/25 (EVVC/GCB)
Marktpreise: veröffentlichte Preislisten von rund 15 Anbietern in Deutschland und Österreich, Stand Oktober 2026. Alle Preise netto. Keine Rechtsberatung.