Das Wichtigste in Kürze
- Zwölf Wochen vorher: Format, Location-Begehung und Technikpartner festlegen.
- Vier Wochen vorher: Referenten-Testmeetings und Einwilligungen.
- Am Vortag: Generalprobe aus Sicht der Online-Teilnehmer.
- Danach: Feedback getrennt nach Saal und Stream, Vorträge in die Mediathek.
Diese Liste nutzen wir selbst für unsere Kongresse. Drucken Sie sie aus, haken Sie ab – und schicken Sie sie gern an alle, die mitplanen.
12 Wochen vorher
- 1. Format festlegen: Wer ist vor Ort, wer online, wie viele jeweils?
- 2. Location besichtigen: Saal, Strom, Leitung, Regieplatz, Aufbauzeiten
- 3. Technikpartner beauftragen – möglichst einer für Saal und Stream
- 4. Dolmetschen (klassisch oder digital) und Untertitel klären
- 5. Budget mit Puffer für Anreise, Probe und Extras einplanen
- 6. Mediathek-Konzept: Was soll danach online stehen?
8 Wochen vorher
- 7. Programm mit Zeiten an den Technikpartner
- 8. Anmeldeseite einrichten, Zugangsweg für Online-Teilnehmer festlegen
- 9. Einwilligung zur Aufzeichnung in die Anmeldung aufnehmen (eigene Checkbox)
- 10. Referenten über Aufzeichnung und Veröffentlichung informieren
- 11. Musik im Stream prüfen (Rechte/GEMA)
- 12. Moderation für Saal und Chat benennen
4 Wochen vorher
- 13. Testmeeting mit jedem zugeschalteten Referenten
- 14. Präsentationsvorlage und Abgabetermin für Folien verschicken
- 15. Bauchbinden: Namen und Funktionen prüfen
- 16. Zugangsdaten an die Teilnehmer
- 17. Hinweisschilder zur Aufzeichnung vorbereiten
- 18. Ablaufplan Auf- und Abbau mit der Location abstimmen
Letzte Woche
- 19. Folien gesammelt und auf dem Folienrechner getestet
- 20. Erinnerung mit Zugangsdaten an alle Teilnehmer
- 21. Notfallablauf: Wer entscheidet was, wenn etwas ausfällt?
- 22. Generalprobe – mit kompletter Technik und Blick aus dem Stream
- 23. Ersatzleitung getestet
- 24. Kamerafreie Plätze im Saal kennzeichnen
Am Tag und danach
- 25. Technik-Check 90 Minuten vor Beginn, Stream-Seite 30 Minuten vorher öffnen
- 26. Saal und Stream gemeinsam begrüßen, Fragen aus dem Chat einplanen
- 27. Pausen mit Uhrzeit ansagen – für beide Publikumsgruppen
- 28. Feedback getrennt nach Saal- und Online-Teilnehmern einholen
- 29. Vorträge schneiden und in die Mediathek stellen (mit Einwilligung)
- 30. Lessons Learned festhalten – für den nächsten Kongress
Aus der Praxis: Zur Leitung: Im Netz finden Sie Angaben von 10 bis 50 Mbit/s Upload. Unsere Regel: nie nur eine Leitung. Wir senden auf jedem Kongress über mindestens drei voneinander unabhängige Verbindungen – die beste Leitung hilft nichts, wenn sie die einzige ist.
Datenschutz beim Livestream – kurz erklärt
- Wer gezielt gefilmt wird (Referenten, Interviews, Nahaufnahmen), muss in der Regel einwilligen.
- Publikum in der Totale ist meist über das berechtigte Interesse gedeckt – Hinweisschilder informieren, ersetzen aber keine Einwilligung.
- Die Einwilligung gehört als eigene Checkbox in die Anmeldung, nicht in die AGB.
- Plattform, Chat und Mediathek: Server-Standort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung prüfen.
Richtwerte bei NextKon
Netto je Veranstaltung, ganz grobe Richtwerte – jedes Angebot machen wir individuell. Viele Veranstaltungen passen gut in diese Rahmen.
ab 3.499 €Online-Fachtagung
ab 7.999 €Präsenz, 1 Tag
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Datum, Ort, ungefähre Teilnehmerzahl – mehr brauchen wir für ein erstes Angebot nicht. Wir melden uns persönlich.
Veranstaltung anfragen
Daniel TospannInhaber, TS Veranstaltungstechnik · NextKon – mehr als 500 Kongresse, Tagungen und Online-Veranstaltungen.
Quellen
- Hybrides Event planen – Checkliste (Seminar-Institut)
- Videoaufnahmen bei Veranstaltungen – DSGVO-Leitfaden
- Musiklizenzierung in Livestreams
Marktpreise: veröffentlichte Preislisten von rund 15 Anbietern in Deutschland und Österreich, Stand Oktober 2026. Alle Preise netto. Keine Rechtsberatung.